Как подготовить глэмпинг к открытию

Строили, строили и наконец построили. Хочется выдохнуть, ликовать и звать гостей в свой глэмпинг. Несмотря на то, что все домики заняли свои позиции, основная часть работы еще впереди. Монтаж жилых модулей на территории будущего глэмпинга – это один из этапов на пути его открытия. Многие из проектов стремятся преодолеть данный рубеж еще в начале марта, чтобы остаток весны посвятить настройке внутренних процессов работы. А их, поверьте, не мало.

Снабжение и комплектация

Жилые модули

Для того, чтобы запустить глэмпинг в эксплуатацию, требуется укомплектовать домики всем необходимым для комфортного проживания гостей. Желательно заниматься снабжением модулей параллельно с этапом их монтажа. Комплектация жилого модуля предполагает поиск функциональных от мебели до текстиля и декоративных решений от прикроватных ковриков до бутылочек шампуня. Кстати о них, расходные материалы в виде халатов, тапочек, жидкого мыла следует заранее просчитать и докупать.

Кухня

Техническое оснащение кухни решается на этапе составления бизнес-плана проекта. Его можно как купить, так и взять в аренду. В зависимости от концепции проекта меняется и набор техники. Будет ли ваш ресторан предлагать кондитерские изделия, итальянскую пиццу, коктейли из бара и свежесваренный кофе – все продукты требуют приготовления на специальном оборудовании. Для работы небольшого кафе оптимально закупить: 

  • вытяжку
  • холодильный шкаф или камеру
  • индукционную или электрическую плиту 
  • мойку для посуды
  • гастроемкости для хранения заготовок
  • наплитную посуду – кастрюли с крышками, сковороды, сотейники и другое
  • кухонный инвентарь – ножи, доски, приборы для взвешивания, корзины для хлеба и другое
  • столовые приборы – ложки, вилки и ножи
  • посуду – тарелки, сахарницы, солонки, чашки и другое
  • стеллажи для хранения посуды
  • производственные столы

 

Не всегда владельцы проектов прибегают к созданию ресторана на территории. О том, как организовать питание в глэмпинге, мы рассказывали в нашей прошлой статье. Купола FREEDOME  оснащены мини-кухней, на которой вы можете приготовить блюда из привезенных с собой продуктов. 

Благоустройство территории

Глэмпинг – приятное сочетание гостиничных удобств и погружение в красоту природы. Если у вашего проекта ухоженная и хорошо спланированная территория, то глазу приятно вдвойне.  Уборка локации, вычищение видовых мест – первостепенная задача перед началом монтажных работ. Мы во FREEDOME продумываем каждый сантиметр земли, исходя из анализа маршрута гостя во время пребывания в глэмпинге. Поэтому на этапе генплана территории размечаем зеленые насаждения и малые архитектурные формы.

Следует помнить, что отдыхать на природе любите не вы одни, но и насекомые. Каждому глэмпингу необходимо задуматься об обработке территории от клещей пиретроидами. Первую обработку участка следует наметить сразу после схода снега. Последующие – проводятся на протяжении всего теплого периода. Не забывайте о профилактике: своевременно вывозите мусор и подстригайте траву.

Административно-операционная деятельность

Ключевая задача – найти классного управляющего. Именно этот человек настраивает всю внутреннюю операционную работу перед открытием проекта. Глэмпинг – это бизнес, поэтому управляющий отвечает за регистрацию всего и вся.

Регистрация юридического лица

Начать свой путь следует с регистрации компании как юрлица. В век технологий это не занимает много времени. Перейдите на сайт Федеральной налоговой службы и заполните заявление на регистрацию. Сервис поможет выбрать устав ООО и подобрать подходящий режим налогообложения. Остается оплатить пошлину и направить пакет документов в регистрирующий орган.

Открытие расчетного счета

Для ведения коммерческой деятельности юридические лица имеют право по закону «Об ООО» открыть расчетный счет в банке. Расчетный счет необходим для выплаты зарплат работникам, контрагентам, совершения банковских переводов, а самое главное – уплаты налогов. Принимать наличные для оплаты налогов без зачисления на расчетный счет банкам разрешено только у физических лиц. Выбирайте банк для открытия счета, который внушает доверие и предлагает выгодные условия.

Подбор софтов

Без автоматизированных программ невозможно представить работу любой компании. Для глэмпингов рекомендуется подключение к системам:

  • Управленческого (внутрипроизводственного) учета, предназначенного для контроля затрат проекта. Онлайн-сервис ФинТабло собирает операции в едином месте и автоматически распределяет их по статьям расходов.
  • Финансового учета о результатах деятельности объекта. 1С: Бухгалтерия позволяет вести налоговый учет, экономит время на оформлении документов и отчетности. 
  • Банковского обслуживания. Прием безналичных платежей осуществляется за счет эквайринга. Банк-эквайер предоставляет платежный терминал и обслуживает расчетный счет юрлица, открывшего глэмпинг. Система управления глэмпингом  (PMS – Property management system) должна иметь интеграции с программным обеспечением банка для хранения реквизитов карты в зашифрованном виде, заморозки средств на карте до приезда гостя и их снятия после полученных услуг.
  • Учета хранения и снабжения – закупка необходимых товаров и их складской учет с помощью сервиса Мой склад.

Торговый и интернет эквайринг для приема оплаты пластиковой картой и смартфоном. Покупка совершается при помощи терминала оплаты, который устанавливает банк-эквайер в глэмпинге. Основываясь на законодательстве РФ, обязательно подключение онлайн-кассы, чтобы выбивать клиентам чеки и передавать информацию в налоговую.

Система бронирования

Мир безналичных платежей гораздо более универсален. Для гостя процесс бронирования должен выглядеть просто и понятно. FREEDOME синхронизирует работу с отделом маркетинга и настраивает модуль бронирования на мощностях облачного сервиса Bnovo. Автоматизированная обработка платежей предполагает управлять продажами без участия человека. Квитанция отправляется на электронную почту гостя, поэтому оплата и подтверждение происходят мгновенно. Систему бронирования можно подключить заранее и принимать брони домиков на месяцы вперед. При этом важно, чтобы администратор контролировал и обрабатывал входящие запросы.

Административные документы

Этим задачи администратора не ограничиваются. Придется посетить все инстанции ради заключения надлежащих договоров. Обычно глэмпинги заключают договор подряда:

  • на вывоз твердых бытовых отходов; 
  • с прачечной;
  • с горничными, работающими на аутсорсе;
  • на поставки завтраков, если нет своего ресторана;
  • на завоз питьевой воды и канцелярии;
  • с охраной и системами видеонаблюдения; 
  • на обработку территории  от клещей.

Набор персонала

Заключение договоров идет рука об руку с процессами рекрутинга персонала. Обычно данную задачу делегируют маркетинговому отделу, как делает FREEDOME, или силами самого глэмпинга. Начинать поиск кадров необходимо еще на этапе стройки проекта. Стоит выработать простую организационную схему, чтобы понять:

  • кто требуется?
  • сколько человек?
  • на какую должность?
  • каковы обязанности каждого?

Грамотно составленный список обязанностей дает понимание своей роли и предполагает устранения разногласий. Помимо должностных инструкций глэмпингу следует составить чек-листы и скрипты для каждого персонала, чтобы этап адаптации прошел максимально комфортно.

 

Не сбрасывайте со счетов подготовку четкого привлекательного описания вакансий. Люди, разделяющие ваши ценности, вносят гораздо больший вклад в деятельность проекта. Отлаженная мотивационная система дает стимул оставаться лояльным. Погрузить персонал во внутренние процессы помогает тестовый запуск глэмпинга. В этот период сотрудники смогут протестировать софты и соотнести свои ожидания с реальной работой глэмпинга.

Помещения для сотрудников

Стоит также продумать пространство для жизни и работы персонала. Определите для себя, будет ли персонал ездить на работу из ближайшего населенного пункта или проживать на территории глэмпинга. В первом варианте необходимо продумать логистику: сколько по времени и каким образом сотрудники смогут добраться до глэмпинга. Во втором – следует грамотно обустроить место для проживания персонала. Сотрудники глэмпинга – это костяк, на котором держится вся работа. Для администраторов, охраны, горничных, поваров должны быть созданы комфортные условия. Здесь же не забываем и о решении вопроса питания сотрудников. Если на территории глэмпинга располагается кафе, то для сотрудников отводятся определенные часы для приема пищи. Также можно наладить отдельные поставки продуктов питания для персонала.

Маркетинг

Маркетинговая стратегия выстраивается на основе анализа ситуации на рынке и концепции, разработать которую поможет наша статья маркетинг от А до Я. Проанализируйте, какие инструменты используют ваши конкуренты для продвижения глэмпинга и какую аудиторию они стараются привлечь. Как только вам удастся выделить преимущества собственного проекта, приступайте к упаковке идеи через коммуникационные каналы.

Первым инструментов в вашем арсенале станет сайт. Официальный канал посредством которого будущий клиент знакомится с вашим брендом. Элементы фирменного стиля выделяют проект среди конкурентов, влияют на его узнаваемость. Подкрепить запоминаемость логотипа глэмпинга, фирменных цветов и шрифта помогает брендинг предметов интерьера. Кружки, коврики, визитки, бланки могут стать носителями фирменного стиля.

Зачастую будущие гости находят проект в социальных сетях. В век цифровых технологий соцсети становятся актуальным способом получения оперативной информации. Несмотря на блокировку социальной сети Instagram на территории России, глэмпинги продолжают радовать пользователей контентом. Экстремистская социальная сеть стала источником вдохновения для многих пользователей. Поэтому регистрация и оформление аккаунта глэмпинга становится необходимостью. Продумайте, какой контент вы хотите, а главное, можете создавать на постоянной основе. Возможно, потребуется фотограф, который сделает визуально привлекательные снимки.

Нередко глэмпинги прибегают к формату тестового заезда блогеров. Это быстрый способ набрать аудиторию, так как пользователи соцсетей доверяют выбору инфлюенсеров. Позитивные отзывы мотивируют исследовать новый проект самостоятельно. К примеру, предложите гостям скидку на первую ночь проживания в глэмпинге. 

Подготовьте пару вариантов текстов для первых публикаций. Обязательно следите за реакцией аудитории. К примеру, фото-публикации могут вызывать гораздо меньшие отклики у подписчиков, нежели видеоформат. Систематизировать работу в социальных сетях помогает контент-план, расписанный на месяцы вперед. Так вы точно будете уверены в том, что аккаунт проекта будет находиться в постоянном потоке информации, а значит ранжироваться на первых позициях в ленте подписчиков.

Контекст и SEO работают не только в социальных сетях, но и в поисковых системах. Подключение к сайтам-агрегаторам (Ostrovok, Aviasales) повышает шансы на то, что ваш проект будет замечен пользователем. Туристические веб-сайты или OTA (Online Travel Agency) работают на комиссионной основе, но являются эффективными каналами продаж услуг глэмпинга. Не менее эффективны и партнерские проекты с гидами. Составление специализированных йога-туров или иммерсивного путешествия расширят варианты досуга для гостей, а вам принесет дополнительную прибыль. 

Рассказывайте людям о скором открытии проекта заранее. Подогревайте интерес и вовлекайте гостя в деятельность проекта еще на этапе строительства. FREEDOME поможет выстроить эффективный маркетинговый микс. С нами каждое открытие станет комфортным и приятным как для гостей, так и для владельцев глэмпинга.